依靠信息化管理防治合同书风险

　　尽管许多企业内部早已产生了采购管理的有关规章制度和标准，可是在操作过程过程中通常由于工作人员错误操作、营私舞弊等个人行为造成管理方法无效，因而要根据一个合理的专用工具，将合同书全生命周期的风险防控措施开展干固，根据方式方法，合理避开工作人员实际操作或徇私舞弊风险，进一步确保企业财产及财产安全，企业合同书信息管理系统应时而生

　　文 《法人》特邀写稿 杨立锋

　　合同书是企业中间所签订合同的法律法规表达形式，是商业时代社会发展中最重要的商务接待文档，企业合同书管理能力与企业竞争优势密切相关。合同书这般关键，殊不知回过头看实际却让人瞠目结舌，基本上全部的企业在与合同书有关的商务接待阶段上面存有着繁杂的难题。

　　采购管理过程中普遍的难题

　　因为合同书实行过程中涉及到的单位较多，且合同履行过程中的文本文档通常撒落在每个部门，因而导致信息内容不集中化、实用性不强，造成事先的风险预防难、事中的风险操纵难、过后的风险解决难等难题，主要表现在以下几层面：

　　事先的风险预防难

　　合同签订前：因为欠缺对相另一方的资信调查，造成挑选的相另一方不过关，危害合同书的一切正常执行。

　　合同签订中：因为合同签订过程中存有数次改动调节，针对调节的內容无法开展留印，没法了解改动的內容，或合同审批过程中欠缺审批引导，造成合同审批形式化或滥用权力审核。合同审批完后，因为内部员工营私舞弊，在合同书盖公章过程中擅自盖公章或盖公章版本号与审核版本号不一致出現偷税漏税。

　　事中的风险操纵难

　　合同履行中：因为合同书数量多，参加工作人员多，合同书进展的操纵基础靠手工制作和一般Word、Excel管理方法，执行追踪不立即、监管幅度不足没法及时处理和操纵履行合同风险。合同书支付款状况没法跟踪，财会人员支付时没法合理把握具体实行状况，造成支付操纵无法充分发挥。

　　过后的风险解决难

　　合同履行后：因为合同格式及执行过程中的文本文档撒落在每个部门根据手工制作存放，欠缺统一的档案保管，档案丢失状况比较严重，造成出現风险或纠纷案件时，没证可举，风险解决时处在处于被动影响力。企业的合同书数据信息因为欠缺统一的数据统计服务平台，当管理者想全局性掌握合同书状况时存有阻碍，针对风险防治体制的健全难以具有支撑点功效。

　　怎样合理处理采购管理中碰到的难题

　　企业合同书管理的核心总体目标是全过程的风险防治，从早期挑选相另一方—合同书拟定—合同审批—合同书用章、签定—合同书履行合同实行—合同书后评价—合同书存档的全过程，为全部周期时间管理方法主线任务，企业应重视对重要环节的业务流程合作，并将企业內部的规章制度规定、授权管理溶解到主线任务中的重要环节，对企业合同书步骤中诸多连接点开展无缝钢管控，防治有关风险。关键反映在以下几层面：

　　完成事先的风险预防

　　合同签订前：确立相另一方进库的规范，对进库的相另一方开展资质证书审批，按时追踪相另一方的个人信用状况，立即对相另一方的情况进行变更，预防相另一方个人信用风险。根据企业内部管理方法需求，对于特殊业务流程制订合同书范本，事先预防合同格式风险。

　　合同签订中：根据企业内部业务流程整理合同分类及审批因素，对于不一样种类的合同书确立审批流程图及审核管理权限，预防滥用权力审核风险。合同审批结束后，确立合同书用章步骤，防止擅自用章的风险。

　　提升事中风险操纵

　　合同履行中：确立合同履行追踪单位，按时对合同履行状况开展报告，当执行过程中发现异常状况时，立即开展报告并解决，防治履行合同风险。确立合同变更、消除的情况及相对的审批流程图。创建合同书支付款账表，跟踪合同书支付款状况，预防会计风险。

　　创建过后健全和解决体制

　　合同履行后：创建合同台账，并对合同履行过程中的材料开展搜集存档，当出現合同纠纷时可以立即合理地出示有关直接证据原材料。根据对合同台账所纪录的有关合同信息开展生产加工解决、数据分析等，为领导阶层管理决策给出的数据支撑点。

　　怎样干固合同书全生命周期的风险防治

　　尽管企业内部搭建了全生命周期管理方法，可是在操作过程过程中通常由于工作人员错误操作、营私舞弊等个人行为造成管理方法无效，因而要基本建设合同书信息管理系统，将合同书全生命周期的风险防控措施干固到系统软件中，根据方式方法，合理避开工作人员实际操作或徇私舞弊风险，进一步确保企业财产及财产安全。

　　系统软件基本建设构思

　　系统软件基本建设构思理应核心点取决于“风险防治”，着力点取决于“干固”，即充足鉴别采购管理过程中的风险及企业内部对于鉴别的风险所设定的操纵，并将采购管理的规章制度、业务流程受权、审批流程图、执行监管、数据分析等合同书全生命周期的管理模式干固到信息管理系统中，根据方式方法合理地防治合同书风险。

　　系统软件基本建设作用

　　系统功能理应紧紧围绕“合同书全生命周期管理方法”，重视合同书有关方资质证书审批—合同书拟定—审核—用章—执行追踪—合同书支付款—存档步骤的风险操纵，完成对业务流程目标（如新项目、相另一方、进展、额度等）的多层次的管理方法和数据分析作用，并对业务流程实行关键环节（审核、支付款、执行）开展预警信息提示，将合同书全方位周期时间管理方法过程给予干固。

　　合同书全生命周期信息管理系统理应具有“步骤灵便”“审核自定”“管理方法无盲区”等特性，根据信息系统集成全自动分析数据并推送预警信息信息内容，全方位监管企业的经营情况，实际关键作用以下：

　　相另一方管理方法：适用对相另一方准入条件审核，并对达标进库的相另一方开展內部共享资源。当相另一方个人信用状况产生变化后，如相另一方被拉黑时，能够 挑选加入黑名单范畴，范畴内的营销人员没法两者之间再次产生业务流程来往，针对早已采用的合同书，系统软件理应在当今及事后的合同书情况下得出风险提醒，提醒相另一方个人信用风险。

　　合同书拟定审核：将企业内部合同书审批流程图、合同书受权、合同书审批因素等干固到系统软件中，防止工作人员实际操作风险。系统软件理应适用灵便的步骤自定配备作用，以融入企业内部职责管理方法转变。

　　合同书用章签署：系统软件应适用防伪标识图片水印复印作用，或将合同书复印的管理权限配备给合同书图章管理人员由其开展复印，在一定水平上防止工作人员营私舞弊风险。

　　合同履行监管：系统软件应适用依据合同书关键节点（如收付款条件）转化成相对的执行方案，并准时提示执行追踪工作人员按时申报执行进展状况，并将合同履行状况及合同书支付款开展关系，预防会计风险。

　　合同书存档点评：系统软件理应适用随时随地存档的作用，在不一样的环节均可开展存档，确保合同书档案资料存档的时效性和整体性。针对存档的合同书系统软件理应适用多标准的组成查寻及多层次的数据分析作用，并对转化成的合同台账、统计分析图表分析出示导出来作用，有利于向领导阶层报告展现，出示相对的管理决策支撑点。

　　信息化管理助推企业系统软件使用价值

　　将合同书全生命周期管理方法干固到信息管理系统后，根据方式方法可以协助企业完成以下使用价值：

　　贯彻落实标准：创建企业统一的采购管理服务平台，标准企业各种类采购管理主题活动，贯彻落实合同书管理方案的实行。

　　提升监管：将合同书全生命周期的管理模式干固到系统软件中，根据方式方法提升合同书实行过程的事先防治、事中操纵、过后监管，减少合同书实行风险。

　　决策：出示全方位采购管理的监管与管理决策数据信息，基本建设统一的展现服务平台，按时消息推送有关领导干部，推动决策。

　　提高工作效率：数字化的步骤审核，丰富多彩的表格账表，减少审核時间及完成精确查找，提升工作效能。

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