摘 要：医院后勤的档案文件总数巨大，而合同书文档在全部管理资料的全过程中占有了关键、重要的部位。怎样创建规范性的合同书档案保管规章制度、提升数据检索高效率、维护保养医院的合法权利，是后勤领导干部和档案保管工作人员还应高度重视的难题。依据五年的医院后勤工作经历，创作者剖析了合同书文档管理全过程中存有的弊端，明确提出了有效合理的整改措施。

关 键 字：医院后勤；合同书；内控制度；标准化管理

中图分类号：R197 文献标志码：A

1、情况现况

伴随着在我国社会主义社会工作的持续发展趋势健全，定点医疗机构的体系基本建设完成了飞速发展的发展。后勤单位是确保医院一切正常运作的牢靠主心骨，內容涉及到供货水、电、暖、汽体的基本确保，平时检修，材料采购，土建工程，设备维护管理等层面。后勤系统软件与外企业的合作关系十分普遍，具有中小型私人企业企业也是有大中型上市企业，具有同行业机关事业单位也是有行政监察单位。那麼，在对外开放竣工结算的全过程中怎样维护保养医院的合法权利，降低合同纠纷造成的诉讼、起诉恶性事件产生，变成后勤校长、部长十分关心的难题［1］。

承德医学院附设医院创立于1934年,是一所具备优良作风的——集诊疗、课堂教学、科学研究于一体的——大中型三级甲等综合性医院。其总部分院占地面积40亩，总建筑面积11.六万平米，后勤确保处目前员工110人，现阶段推行半社会性、一部分外包服务的经营模式。自2016年初至2019年底，后勤一共签合同、合同书、补充说明193份，正本所有归档在后勤公司办公室。依据有关要求——《行政事业单位内部控制规范（试行）》的表述——采购管理指医院为完成合同书目地，根据有关相关法律法规及本企业的内控制度规章制度，从项目立项、交涉、拟定、审核、起效、执行、变动、纠纷案件处理及其合同书存档的全部工作内容中所开展的一系列个人行为的通称［2］。针对每一年提升近五十份合同书文档的管理方法，的确是一项复杂而艰巨的任务，管理方法全过程中的疏忽极有可能导致不良影响的风险性恶性事件。

进行剩下79%

2、风险性恶性事件

（1）合同书签定步骤不标准、规章制度不完善，未依照逐步核查的次序明确提出修改建议，导致多部门管理制度的边界盲点或是合同签订落后于新项目的执行［3］。

（2）针对执行招标流程的新项目审批严格把关不严实，合同书內容违反公开招标文档要求的实际性规定（如额度、施工期、付款方法、标准规范不一致），将遭遇合同无效的不良影响。

（3）后勤单位档案文件多头管理，财务处付款或财务审计室查验时没法递交所有合理材料，数次补写解释说明，领导干部再次签名审核。

（4）缺乏PDf文件目录信息，没法随时随地统计分析合同书信息、错过了设备维护期满時间、新项目付款进展不祥，尤其是在职位工作交接时非常容易出現原材料遗失的推诿扯皮恶性事件。

3、合同书文档的归类

（1）基本确保类合同书：饮用水、电力工程、天然气、供暖的购置。该类服务项目通常由承包方企业独家占有，风格合同文本不允许改动。后勤合同书管理人员特别是在要留意储费账户余额，相互配合承包方工作人员按时查询表抄数，绝不允许医院的基本确保供货终断。

（2）单一来源型合同书：生活垃圾处理运送及处理、医疗废弃物运送及处理、危化品运输及处理、污水检测、液态氧供货、专利权设备维护管理的购置。该类服务项目的地域市场份额比较有限，以便确保医院的稳定运作，提议长期性互惠协作。可是，在拟订合同文本时要充足维护保养医院权益，承诺承包方义务责任，有效区划不可抗拒产生时的风险性范畴。

（3）小额贷款零星检修、货品认购的合同书文档：部门申购单、负责人院领导批示、委托授权书、合同文本、资质证书、廉洁承诺书、竣工验收报告、付款税票凭证等。

（4）招投标类新项目除开小额贷款合同书需要的文档外还应具有：院领导干部会议记录、费用预算审批单、标书、投标书、中标通知书。工程施工类招标工程还应附加工程概算、工程图纸材料、造价预算书和财务审计清算汇报。因为材料较多，对档案管理员的专业能力是一种磨练，严格遵守医院“三重一大”要求的程序流程规定。招标工程是财务审计监察部门抽样检查的重中之重，多年以后文档原材料被读取阅览的概率一直存有。

4、合同书签定

合同文本的拟定一般应由承包方服务提供商拟订，由于服务提供商对此项目地技术性条文较为了解，大部分都具有现有的模版，节约了后勤工作人员制做合同书的经济成本。可是，未制做并不意味着能够 释放压力对合同文本的审批严格把关，合同书管理人员评审后开展文件格式调整 与条文勘误，随后由归口单位从技术性条文的可行性分析开展审批，财务部从付款方法的经济发展合理化开展审批，律师顾问从风险性利益的公平公正开展审批［4］。

归纳剖析多方面的修改建议，随后与承包方服务提供商沟通交流竣工结算。待彼此达成一致后，由承包方企业的经办人员、责任人签名、盖公章，并签署新项目的廉洁承诺书。后勤经办人员、部门负责人、负责人院领导干部先后签名，保证逐步审批与风险性平摊，经法定代表人受权后，交到院长办公室盖公章起效。合同书正本的份额应考虑彼此付款、备查簿、归档的要求，骑缝章务必匀称遮盖每张文字。

以便催促服务提供商在合同有效期内敬业执行有关责任，提议在合同书里承诺详尽的评测条文，后勤归口团小组按时对检修设备维护人员考核评分，得分与清算花费挂勾。根据考核表的评测能够 提升服务提供商工作中的主动性，推动彼此相互挖掘整改措施。那样，从合同书的拟订、签定，到实行、考评，再到催促、改善，就产生了PDCA的整个过程安全风险管理。

5、文档归档

从合同书签定的步骤就可以看得出每一阶段的审核票据都不可或缺。付款清算或彼此产生会计纠纷案件时，通常距初始合同签订早已过去一年之上的時间，假如后勤的合同书档案保管工作人员沒有归类归档和随时随地纪录的良好的习惯，那麼日益增加的档案文件会令其工作中越来越困窘，乃至材料遗失而补写表明提升附加的业务量。提议从下列几层面改进工作质量、提升工作效能：

（1）为确保工作中的持续性，后勤领导干部依据文档总数选用最少一人职业另一人兼管的方法承担合同书档案资料的日常管理，择优录用筛选的职工务必具有细腻、责任感强的专业能力［5］。按时机构多单位的合同书技术人员相互之间学习交流，激励其报名参加系统化的培训讲座，必需时聘用刑事辩护律师开展《合同法》的讲解和经典案例，争得在对外开放的合同谈判全过程中普攻为积极。

（2）分配专业的档案资料仓库，把公开招标新项目的整个过程材料按先后顺序扎捆放置（含公开招标文字、投标纪录、公示公告信息、中标通知书等）；对申购单、会议记录、合同文本、竣工验收报告、财产出入库单、税票影印件按先后顺序归类存储到档案夹。仓库锁匙由合同书管理人员和后勤部长存放，禁止私配、多修锁，并且档案资料的查看和借出务必实行领导干部签名审批程序。

（3）为便捷文档的信息查找，给每一个档案夹制做EXCEL版电子器件文件目录。尤其是做为档案文件关键的合同文本，在归档时要扫描仪提交并填好详尽的文件目录信息明细表，如表1图示。尽管內容条文入录时稍显繁杂，可是早期越详尽、越标准的文件目录信息，就越能降低中后期人力资源管理成本费的资金投入。不论是合同文本的搜索、新项目信息统计分析，還是职位工作人员工作交接，都可以减少误差，是一劳永逸的努力［6］。假如医院的无线网络设备容许，合同书管理人员能够 特定对外开放可视性管理权限，审核工作人员可以另外共享资源合同书信息并意见反馈修改建议，将大大提高合同签订高效率，这会是医院后勤迈进电子化、信息化的发展前景［7］。

表1 合同书文件目录信息明细表

6、小结

合同书档案保管是医院后勤工作中的关键构成部分，签署一份详细的合同书文档必须多单位（财务处、财产管理办、院长办公室）融洽相互配合。伴随着审计部门内部控制对策的日趋完善，后勤应创建规范性的管理方案和切实可行的审批流程图，使本企业在对外经济贸易主题活动中提升资产利用率、推动彼此企业创新能力。对有关档案文件开展合理性归类和信息化备案，可以降低文档丢失的风险性、提升平时工作效能，另外从宏观经济上把控费用预算额度和具体开支的差别。在具体探寻中，后勤单位还可以引入优秀的管理方式（如：合同书品管圈方式，QCC）对服务外包新项目开展整个过程考核制度与催促改善［8］。总而言之，医院领导干部对合同书档案资料的管理方法应给与充足的高度重视，融合本企业具体情况明确提出整改措施，促进后勤工作中精益化管理的发展趋势。

［论文参考文献］

[1]高亚超.探讨医院合同的整个过程管理方法[J].财经界(学术研究版),2016,(11):151-152

[2]行政部门机关事业单位内控制度标准（实施）.第二章,第十一条（六）采购管理

[3]刘欣.医院采购管理内控制度的讨论[J].我国集体经济组织,2018（31）:77-78

[4]王东勋.探讨医院后勤采购管理[J].第三届全国性医院后勤精益化管理峰会

[5]高彦兵.公办医院采购管理内控制度讨论[J].财经界（学术研究版）,2016（21）:367

[6]陆逊立荣.医院后勤校长好用操作指南[M].上海市:复旦出版社出版，2018:257

[7]汤雅琳.闭环控制系统的医院合同书信息系统软件基本建设[J].电子信息技术与计算机专业,2018,(19):227

[8]邹佩琳.品管圈在医院后勤采购管理中的运用实际效果[J].我国当今药业,2015,22(32):176-179

文中创作者：承德医学院附设医院 肖天辉 苏柳文 段然

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